Деловое письмо: нормы, правила, законы

Все виды деловых писем принято делить по следующим признакам:

1. Тематический признак. В этом случае стиль делового письма будет определяться исходя из того, какой смысл несет в себе данное послание – коммерческое или некоммерческое. В первом случае текст делового письма составляют в зависимости от будущей сделки и оговоренных в договоре условий. Некоммерческие же письма подразумевают под собой непосредственно решение различных вопросов, связанных с организацией того или иного процесса, его правовых основ и будущих экономических обязательств обеих сторон.

2. Функциональный признак. В этом случае примеры писем могут быть двух видов: инициативные (составляются по собственной инициативе для достижения определенной цели) и письма-ответы (непосредственно ваш ответ на деловое письмо).

3. По способу получения письма и деловая переписка подразделяются на циркулярные (послания, адресованные одновременно нескольким получателям) и обычные (адресованные конкретному получателю).

4. Каждая форма делового письма, как и рекламная статья , имеет свою структуру, которая зависит от его назначения. Бывают регламентированные (составленные по определенному образцу) и нерегламентированные (написан авторский текст в свободной форме, так же как пишутся различные тексты для сайта).

5. Каждое деловое письмо можно еще выделить согласно способу его отправки: по почте (в конверте), по Интернету (по мэйлу) или по факсу.

Для нашей компании, для которой продажа статей является основной задачей, не составит никакого труда объяснить вам, как написать деловое письмо. Основные правила составления делового письма сводятся к следующему:

- необходимо использование специального бланка установленного стандарта с соответствующими реквизитами. Это обязательное указание адреса отправителя и получателя, полное (допустимо сокращенное) название организации, номер телефона и факса, а также исходящий номер того письма, на который потребовалось составить данный ответ;

- деловое письмо с просьбой должно иметь вначале четко сформулированное обоснование, на базе которого получатель принимает то или иное решение. Необходимо очень внимательно подходить к составлению этой части, чтобы избежать двоякого толкования употребляемых фраз. После чего излагается сама суть просьбы, с обязательным уважительным обращением к получателю («прошу Вас рассмотреть вариант… (предпринять попытку…), (предоставить данные…) и т.д.»). При этом особенности делового письма с просьбой заключаются в том, что оно не должно превышать одной страницы. Другими словами – это краткая информация к размышлению и побуждению к выполнению тех или иных действий, а не материал для чтения;

- при составлении делового письма следует учитывать и его восприятие человеком. Известно, что лучше всего наши глаза фиксируют информацию, расположенную в верхней части документа, поэтому начало рекомендуется делать более информативным. Официальные документы принято делить на три хорошо видимые части, которые четко располагаются в своих «зонах». Это позволяет быстро выделить нужную часть письма и понять основной его смысл.

Написание делового письма - 6 у.е. за 1000 знаков без пробелов

Деловое письмо: нормы, правила, законы

Новые тексты:

Комментарии